Fourmate предлага също така услуги, свързани с архивиране на документация. Всички сме наясно, че има законови срокове съгласно Данъчно-Осигурителния Процесуален Кодекс, в които данъчнозадължените лица трябва да съхраняват първичните си документи (фактури, банкови извлечения и пр.). Съхраняването на оригинални документи изисква физическо пространство, а тяхната адекватна подредба изисква нужния опит. Ние сме готови да ви отървем от това досадно задължение, като гарантираме качествено съхраняване на документите и бързодействие в предоставянето на документите, когато това се наложи по някаква причина.
Архив
Архивиране
Дигитализация и намаляване на разходи
Тенденцията през последните години, а и особено по време на пандемията, е да се фокусираме върху дигитализацията на процесите. Така даваме възможност на клиентите ни да правят повече бизнес чрез оптимизиране на необходимото им време за обслужване на процесите си, като разрешихме 4-те традиционни проблема на вашия бизнес:
• Честата липса на документи, точно когато НАП ги изисква;
• Купища фактури на хартия, които трябва да се обработват;
• Редовното изготвяне на ДДС в последния момент;
• Липсата на време за обучение относно новостите в законодателството.
- • Намаляване на броя на въвлечени служители в процеса на намиране на съответен документ.
- • Отпада нуждата от офис пространство или складови площи за съхранение на документи.
- • Не губите време, за да отговорите на клиентско запитване.
- • Намялаване значително на времето за реакция за отговор на клиентско запитване.
Ние от Fourmate вярваме, че в основите на иновацията и растежа на вашия бизнес добрите идеи са единственото устойчиво конкурентно предимство и заслужават най-добрата защита. Вашите идеи, вашият прогрес и вашето бъдеще са от голямо значение за нас. Затова се стремим да предложим нашата подкрепа, за да развивате вашия потенциал и да бъдете още по-конкурентни в работата си, като защитавате своята интелектуална собственост и намирате начини да печелите от нея.
Експертната ни работа в областта на индустриалната собственост е насочена към бизнеса, чиято проактивност е насочена към новото, различното и иновативното. Стремим се да предоставяме услуги, свързани със защита на интелектуалната собственост от най-високо качество, като подкрепяме предприемачите да материализират своите идеи, да печелят от тях и да предвиждат потенциалните рискове, пред които са изправени.
Счетоводната информация в дружеството на основание чл. 42, ал. 1 от Закона за счетоводството се съхранява по реда, предвиден в Закона за държавния архивен фонд, в следните срокове:
– ведомости за заплати – 50 г.;
– счетоводни регистри и финансови отчети – 10 г.;
– документи за данъчен контрол – до 5 г. след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което удостоверяват тези документи;
– документи за финансов одит – до извършване на следващ вътрешен одит и одит на Сметната палата;
– всички останали носители – 3 г.
В горепосочените срокове се съхранява и счетоводната информация на технически носител. Сроковете започват да текат от 1 януари на годината, следваща тази, за която се отнасят счетоводните документи.
След изтичане на срока за съхранение носителите (хартиени или технически) на счетоводна информация, които не подлежат на предаване в Държавния архивен фонд, се унищожават.
Какво представлява дигитализацията на документи и защо е важна
Дигитализацията на хартиените документи, наричана още сканиране, оптимизира работата и значително повишава ефективността на работещите с тях. Тя спомага документите много по-лесно да могат да бъдат намерени, споделяни, изтегляни, изпращани, управлявани и защитени. Също така това е добро решение, в случай че искате да съхраните някои документи, които не сте задължени да пазите по закон, но са ценни за вас и вашата организация.
Ползи от сканирането на документи
Сканирането на документи е част от стратегията на компаниите за улесняване текущите работни процеси.
Ползите, които произтичат от сканирането на документи, помага на компаниите да:
• Имат по-бърз достъп до документите си;
• По-лесно да споделят информацията от тях помежду си;
• Предпазят информацията, съдържаща се на хартиения оригинал;
• Повишават нивото си на информационна сигурност, тъй като свеждат до минимум рисковете, свързани с обработката на хартиени документи;
• Отговорят на по-строгите изисквания на GDPR, в т.ч. за достъпност и поверителност за защита на личните данни след влизането в сила на GDPR – само определени хора могат да имат достъп до информацията;
• Имат контрол на достъпа до информация – само определени хора ще могат да виждат информацията;
• Пестят ресурси – постигат икономия на разходи във връзка с архивирането и обработката на хартиени документи;
• Отговорят на законовите срокове за съхраняване на информация.
Сканиране на документите и наименоване
При това решение също разполагате със сканирани файлове с високо качество. Те ви се предоставят записани на носител и са организирани по директории и поддиректории. Тук има някои ограничения като това, че:
заемат сървърно пространство във ваше устройство;
разполагате единствено с локален достъп до сканираните изображения
и са с доста по-ниска степен на защита и риск от неволно заличаване.
Подходящ за компании с малък документоооборот; компании, които използват различни DMS решения , или организации и частни лица, които искат да сканират ценни за тях документи, трябващи им за различни цели.